Cómo un ERP en la nube puede ser clave para que las empresas hagan frente al COVID-19

David Fernández27/04/2020

Nos encontramos en una crisis a escala global, por lo que la mayoría de sus proveedores, contratistas, subcontratistas y clientes serían comprensivos si hay alguna demora en los proyectos o si buena parte de su equipo empieza a trabajar desde casa. Pero lo primero es lo primero: necesita asegurarse de que puede hacer funcionar su empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, no solo desde sus oficinas. Y esa es, precisamente, una de las grandes ventajas que le ofrece un ERP en la nube / Cloud ERP.

En el contexto actual, eso le ayuda a preservar su activo más importante, la salud de sus empleados, permitiendo que permanezcan en sus casas para evitar contagios.

No es que no se hubiera observado en el pasado la capacidad de los sistemas ERP para mitigar situaciones sobrevenidas. Una solución ERP desempeña, por ejemplo, un papel central durante un cambio de propiedad o un incidente como un incendio o una inundación. Sin embargo, la gran dependencia de las soluciones ERP para mantener la continuidad del negocio, como vemos ahora, nunca se había experimentado a una escala tan grande.

En estos momentos, en plena pandemia del coronavirus, las soluciones ERP en la nube garantizan la continuidad de industrias enteras, gracias a su capacidad de mantener sin interrupción las operaciones a través del acceso remoto, informes automatizados, el intercambio electrónico de datos y los controles de planta en tiempo real. Nunca en la historia del ERP le hemos visto jugar un papel más importante en la continuidad de las operaciones en todo el mundo.

Por supuesto, su equipo necesitará reunirse en algún momento, con la finalidad de tomar otras medidas, después de lavarse las manos y ponerse máscaras para evitar la propagación de la enfermedad, pero está bastante claro que un sistema ERP SaaS (Software as a Service) puede minimizar las interacciones humanas. El ERP le permitirá administrar su negocio como de costumbre, asegurándose de que no hay interrupciones en las operaciones. Las reuniones siempre se pueden realizar online, a través de sistemas como Microsoft Teams, que permiten realizar video llamadas y videoconferencias e incluso compartir sin fisuras la información del ERP. Probablemente la interacción humana siga ayudando a que las cosas funcionen mejor, pero por el momento, toda precaución es poca, y un ERP en la nube ayuda a mirar el futuro manteniendo seguro el presente.

En un informe reciente, “Brote de coronavirus (COVID-19): acciones a corto y largo plazo para los CIO”, Gartner Group recomienda que en las organizaciones donde aún no se han establecido capacidades de trabajo remotas, los CIO busquen soluciones alternativas, incluida la identificación de requisitos de casos de uso, como la mensajería instantánea para la comunicación general, el intercambio de archivos, las soluciones de reuniones online y para acceso a aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) la gestión de relaciones con los clientes (CRM), además de revisar todos los ajustes de seguridad para garantizar que el acceso a las aplicaciones y los datos sea seguro.

Suponiendo que una organización tenga un plan de continuidad para enfrentar la pandemia, el CIO y su equipo deben mantenerse a salvo y estar preparados para adaptarse a los giros inesperados en el camino a medida que la dirección se adapta a la pandemia y toma las decisiones oportunas. La capacidad continuada de la organización para funcionar y servir a sus clientes dependerá de sus empleados y de que la tecnología respalde sus actividades de forma adecuada.

Según el director de investigación de Gartner, Sandy Shen “Los datos y los análisis pueden desempeñar un papel importante en la contención de la propagación de COVID-19, si podemos identificar casos confirmados, sus contactos cercanos y las vías de difusión”.

Shen añade que “la necesidad de dichos datos puede involucrar a empresas como compañías de telecomunicaciones, proveedores de pagos y empresas de transporte que comparten datos para ayudar a los ciudadanos y al gobierno a identificar posibles riesgos en su entorno y tomar medidas preventivas más rápidamente”.

Dado que el COVID-19 está afectando la cadena de suministro global, las empresas enfrentan interrupciones en las actividades de fabricación cuando sus proveedores no pueden cumplir con lo planificado.

Dell, por ejemplo, ha pedido a sus clientes que deseen ordenar más de cinco portátiles que brinden detalles de sus planes de implementación y el cronograma de implementación. "Esto garantiza que podamos trabajar juntos y asegurarnos de mantenernos lo más cerca posible de la fecha de lanzamiento de sus empresas y mantener la productividad en su punto más alto", dijo la compañía en un correo electrónico. Este tipo de situaciones son perfectamente manejables con la ayuda de una solución ERP, con sus aplicaciones de planificación, proveedores alternativos, etc. Y mucho más fácil de hacer si el ERP está en la nube y es accesible por sus expertos en planificación e incluso por sus proveedores.

"Los datos y los análisis tendrán un papel importante que desempeñar en la mitigación del impacto de COVID-19", dijo Shen, y agregó que las empresas deberán colaborar estrechamente con los proveedores para que puedan tener un nivel de transparencia en la cadena de suministro, lo que permitiría que ajusten los cronogramas de producción rápidamente, además de identificar proveedores en sus mercados locales que tengan la capacidad y el material que puedan usarse como fuentes de suministro provisionales.

Para que todo ello funcione son indispensables los sistemas de información en la nube, más en el caso de aplicaciones de negocio críticas como los ERP, fundamentales para asegurar la continuidad del negocio.

Afortunadamente, después de casi una década prometiendo un “ERP en la nube” que nunca acababa de hacerse realidad, en los últimos años hemos visto como se lanzaban soluciones avanzadas y de alta fiabilidad como Microsoft Dynamics 365 (que aúna no solo ERP, sino CRM, BI, AI, etc.) u otras de otros fabricantes, y eran adoptadas masivamente por el mercado, ya definitivamente superadas las objeciones sobre su seguridad o capacidad para ofrecer alta disponibilidad, puntos totalmente superados a día de hoy.

Qué más puede esperar de un ERP en la nube

Un sistema ERP basado en la nube debe poder rastrear proyectos, y permitir ver detalles de alto nivel a través de Dashboards (configurados de acuerdo con sus procesos, para ver hasta qué punto los proyectos han progresado y su rentabilidad). Dispondrá del control de presupuesto y asegurará que se puedan enviar / recibir facturas en línea y planificar los gastos en consecuencia. Un sistema ERP basado en la nube ayudará a mantenerse dentro del presupuesto y aumentar la rentabilidad de los proyectos, permitiendo tomar decisiones en tiempo real.

Teniendo en cuenta la cantidad de papeleo que aún existe, una solución ERP basada en la nube también debe permitir gestionar los documentos, bien directamente o bien mediante la integración con soluciones de gestión documental, ayudando a mantenerse organizados y a tener toda la información fácilmente disponible en cualquier momento desde cualquier lugar. El sistema puede permitirle otorgar acceso según el departamento, por lo que cada uno tiene acceso solo a lo que se necesita. Más de una persona podrá acceder a los datos al mismo tiempo y los cambios se pueden ver de inmediato, por lo que, si alguien del equipo en el sitio actualiza datos o carga una foto / archivo PDF de un trabajo, inmediatamente lo verán adjunto los miembros del equipo en que esté trabajando.

Un paso más allá con Dynamics 365

Si cuenta con una solución como Dynamics 365, tiene además un buen número de ventajas adicionales:

En primer lugar, dispone de la capacidad de activar de forma inmediata los complementos de software que necesite, tanto activando soluciones como Dynamics 365 Customer Service, D365 Field Service, D365 Sales o D365  Marketing con las que dar servicio a estas áreas de forma inmediata, mejorando el engagement con los clientes y pudiendo continuar sin problemas sus procesos de venta en curso.

Dynamics 365 Customer Service le facilitará dar servicio de atención al cliente de forma cohesionada aún y cuando sus empleados estén trabajando desde sus domicilios, ya que seguirán disponiendo de acceso 360º a la información de clientes para dar respuesta de forma adecuada e inmediata a cualquier consulta o incidencia.

Además de estas soluciones de la suite online de Microsoft, los usuarios de Dynamics 365 pueden acceder a los complementos de software que continuamente desarrollan Partners como COSMO CONSULT, complementos que en todos los casos pueden testearse antes de ponerlos en uso real. Este appstore para aplicaciones de negocio supone, además, una forma de encontrar soluciones a problemas inesperados como el COVID-19, gracias al enorme ecosistema de Partners desarrolladores con que cuenta el fabricante.

Por último, hay que mencionar que la pandemia está liberando tiempo de muchos empleados en sus actividades habituales. Es, por tanto, una oportunidad para acometer retos referidos a la formación y adopción del ERP y otras soluciones por los usuarios.

En COSMO CONSULT, sin ir más lejos, estamos 100% preparados y listos para ayudarle en cualquiera de los usos que quiera dar a sus soluciones actuales, así como a mostrarle la amplia gama de complementos que implementamos con éxito desde hace casi 25 años. Contacte con nosotros hoy si necesita más información.

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Autor:
David Fernández
IT Account Manager & Sales Consultant | COSMO CONSULT