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Razones por las que la gestión de contratos tiene suma importancia

Los contratos son la base jurídica de la acción económica.Todas las empresas cierran contratos a diario.Sin embargo, esto a menudo se lleva a cabo de forma inconexa, tanto entre el departamento de ventas y los clientes y entre el departamento de compras y los proveedores como entre la gestión de instalaciones y los proveedores de servicios.Dado que cada departamento establece sus propias reglas, es evidente que no existe una directriz general.¿Cuánto tiempo le llevará conseguir una directriz general de sus obligaciones contractuales durante las próximas dos semanas?¿Una hora?¿Un día?¿O incluso más?

La gestión de contratos descentralizada da lugar a procesos incoherentes.Esto no sólo es ineficaz, sino que también entraña enormes riesgos:

·        La falta de transparencia conlleva el incumplimiento de las fechas y los plazos pertinentes.Esto puede conducir a la extinción de derechos de garantía o a incurrir en el pago de recargos por atrasos.

·        Ante la falta de requisitos de proceso, existe el peligro de que las negociaciones del contrato no cuenten con el apoyo jurídico óptimo.

·        Dentro del marco de la gestión de riesgos y de las auditorías de cumplimiento se está dando un creciente interés en la gestión operativa de contratos.Esto podría conducir a evaluaciones negativas.  

Un archivado centralizado es un aspecto importante en la gestión de contratos moderna. Sin embargo, esto por sí solo no es suficiente para dar una respuesta adecuada a los riesgos potenciales.

Gestión de contratos para todas las situaciones de la vida

El sistema de gestión de contratos de COSMO CONSULT apoya a sus empleados, desde el primer borrador hasta el archivado final a largo plazo.Le ayuda a controlar los contratos y evaluarlos en detalle.La carga administrativa que supone esta tarea se ve aliviada gracias a plantillas y flujos de trabajo predefinidos, que están disponibles a lo largo de todo el ciclo de vida del archivo de un contrato, asegurando siempre la transparencia y una elevada calidad del proceso en cada situación.

Con el sistema de gestión de contratos de COSMO CONSULT podrá gestionar sus contratos de forma centralizada.El sistema de portal [enlace: Microsoft SharePoint] es la plataforma ideal para realizarlo.En la versión estándar, SharePoint incorpora:

  • Amplias funciones de gestión de documentos
  • Una cómoda gestión de las tareas
  • Un entorno óptimo para realizar búsquedas e investigación y
  • Una gestión de versiones claramente estructurada

Gracias a las tecnologías web, los empleados pueden acceder a importantes documentos de contrato, tanto si se encuentran en la oficina o fuera de ella.Esta es una herramienta eficaz para gestionar de forma óptima las relaciones comerciales con clientes, proveedores y socios.

Orientación para los usuarios

 ¿Está buscando un contrato? Aquí lo tiene.    

Unos pocos clics bastan para encontrar el archivo pertinente, ya sea a través de la estructura de directorios o mediante la eficiente función de búsqueda de texto completo.Por ejemplo, puede buscar partes de contratos, duraciones, jurisdicciones o varios factores a la vez.

El archivo de contrato contiene todos los documentos, correos electrónicos o imágenes pertenecientes a los respectivos contratos.De esta manera, se obtiene rápidamente una visión general.Las plantillas para la gestión de documentos y la gestión de flujos de trabajo son idénticos en SharePoint.De este modo los empleados se encuentran familiarizados de inmediato en ambas áreas.

Ventajas:

  • Funciones de búsqueda eficaces de reducir la carga administrativa
  • Archivos de contrato transparentes y completos que ofrecen una visión general
  • Facilidad de uso, que reduce los costes de formación y aumenta la aceptación

 

User-friendly Interface

Relaciones contractuales complejas

Cuando las cosas se complican un poco

La falta de información pueden conducir rápidamente a cálculos erróneos. El archivo de contrato, por tanto, proporciona una visión completa de todos los documentos importantes. Sin embargo, las asociaciones complejas se basan en algo más que un acuerdo. El sistema de gestión de contratos de COSMO CONSULT realiza un seguimiento de contratos relacionados entre sí, aportando así una mayor transparencia:

·       Contratos vinculados — además del contrato principal, se puede obtener una visión general de todos los acuerdos secundarios asociados, tales como declaraciones de confidencialidad.

·       Contratos subordinados — a partir del acuerdo marco, hay rutas directas a los contratos subordinados.

·       Contratos posteriores — si los contratos son sustituidos por acuerdos de seguimiento, el historial del contrato sigue siendo comprensible.

Ventajas:

  • Vista transparente de relaciones contractuales complejas.
  • Búsqueda fácil.
  • Capacidad para evaluar socios comerciales correctamente.

Permisos y roles de empleado

Protección contra miradas indiscretas

Los datos de un contrato son delicados.Por lo tanto, es fundamental que las empresas protejan dicha información contra el acceso no autorizado.A través del concepto de autorización, se puede determinar los empleados que tendrán acceso a los archivos.El editor de permisos integrado permite configurar los roles de usuario para definir las reglas de trabajo con los documentos contractuales y construir estructuras de permisos.Usted establece las normas que aplica su empresa.

Ventajas:

  • Protección eficaz de datos empresariales confidenciales.
  • Normalización de reglas para diversos de casos empresariales.
  • Control de acceso eficaz y protocolos transparente durante todo el ciclo de vida.

 

Plantillas y flujos de trabajo individuales

Reaccione rápidamente cuando sea necesario

Los contratos cumplen las leyes del sector respectivo.Por otra parte, cada empresa define sus propios procesos.Así pues, se pueden adaptar los tipos de contrato y flujos de trabajo a las necesidades individuales.Y si esto no fuera suficiente, se puede agregar un número ilimitado de variantes adicionales.

El diseñador de formularios integrado se encarga de los cambios de plantilla.Por ejemplo, solo son necesarios unos pasos para definir la información requerida o especificar campos adicionales.Sin embargo, al crear el flujo de trabajo, el nuevo editor de reglas entra en acción permitiendo, por ejemplo, definir procesos de aprobación estándar para la aprobación de borradores de contrato.Todos los cambios pueden realizarse sobre la marcha.Y, en caso necesario, se puede reaccionar inmediatamente.

Ventajas:

  • Los procesos específicos de la empresa garantizan una productividad elevada.
  • Respuestas rápidas a nuevas solicitudes y sugerencias de mejora.
  • Editores gráficos que proporcionan costes de personalización reducidos.

 

Fechas y Plazos

Tome las decisiones apropiadas en el momento correcto

Los plazos siempre son consustanciales a los contratos —incluso si es simplemente para impedir que las vigencias caduquen inadvertidamente.Con un número de contratos creciente cada vez se hace más difícil hacer un seguimiento de los mismos.El sistema de gestión de contratos de COSMO CONSULT calcula automáticamente fechas y plazos.Asimismo, se pueden agregar varios hitos y tareas con fechas, ya sea individualmente o conforme a reglas fijas.

Durante su ajetreada rutina diaria, se le avisará de los próximos eventos por correo electrónico o la función de gestión de tareas de Outlook.Ambos sistemas pueden sincronizarse automáticamente cuando sea necesario.De este modo, usted siempre cuenta con la información más reciente y puede responder de forma oportuna.

Ventajas:

  • Mejor uso del potencial de contratos individuales.
  • Aprovechamiento de opciones favorables en el momento oportuno.
  •  Ser percibido en el mercado como un actor fiable. 

 

Term and deadline easy managed

Integración de sistemas

Hecho para SharePoint, Office y compañía

La gestión de contratos se ejecuta en el servidor de SharePoint y Office 365. Si ya utiliza SharePoint no es necesaria ninguna inversión adicional.

El módulo adicional "conector DMS para Outlook" integra la gestión de contratos con Outlook.Si está en itinerancia y utiliza Outlook y le gustaría trabajar con una vista compacta bajo una única interfaz, puede utilizarla para acceder a todas las funciones importantes del sistema de gestión de contratos de COSMO CONSULT:

 

  • Búsquedas, visualización y edición de archivos de contrato.
  • Agregar nuevos correos electrónicos, archivos adjuntos o documentos.
  • Enviar el contenido de los documentos de contrato por correo electrónico.
  • Hacer un seguimiento de fechas y plazos mediante las tareas en Outlook.

Útil para los viajantes de negocios:En caso necesario, los documentos pueden estar disponibles sin conexión.Primero todos los cambios se almacenan localmente y se sincronizan con SharePoint en la próxima conexión.Otra ventaja es la facilidad de conexión a sistemas adyacentes como, por ejemplo, desde el entorno comercial vía interfaces bidireccionales.Estas incluyen soluciones en las áreas de:

  • Gestión de contenido empresarial (ECM);
  • Gestión de relaciones con los clientes (CRM);
  • Gestión de recursos empresariales (ERP) y
  • Captura y espacios de trabajo para captura.

Ventajas:

  • No es necesaria la migración, la gestión de contratos se integra en la infraestructura existente.
  • Los empleados siguen trabajando en un ambiente con el que están familiarizados
  • La integración con Office garantiza la eficacia al trabajar con contratos activos.

Crear documentos de contrato

Encuentre siempre las palabras adecuadas

Con otro módulo adicional, la gestión de contratos de COSMO CONSULT genera automáticamente documentos estándar como cartas, mensajes de correo electrónico y plantillas de contrato.De este modo se reduce la carga sobre el personal, se aumenta la calidad de los procesos y se reduce el tiempo de procesamiento, todo ello al mismo tiempo.Así, su empresa está preparada para reaccionar más rápidamente y usted está seguro de que todo está en orden.

El sistema de gestión de contratos crea documentos nuevos a partir de bloques guardados de texto, los metadatos del archivo de contrato, o desde datos importados.La sencilla integración con los sistemas adyacentes abre nuevos horizontes.

Ventajas:

  • La normalización garantiza la seguridad y una calidad de proceso uniformemente alta.
  • La reducción del tiempo de procesamiento se logra a través de un elevado nivel de automatización.
  • Alivio de la carga de actividades rutinarias que requieren mucho tiempo.

 

Elaboración de informes

Una visión completa de sus contratos 

Existe la posibilidad de ver la gestión de contratos desde diferentes perspectivas gracias a los 18 informes estándar del módulo adicional de "informes":¿Cuántos borradores de contrato hay en circulación?¿Qué contratos finalizan en el futuro cercano?¿Cuándo son las próximas fechas de cancelación?Estas y otras preguntas pueden ser contestadas rápidamente mediante la función de generación de informes de contratos.Y si todavía desea explotar ulteriormente las prestaciones de la versión estándar, puede agregar sus propios informes fácilmente en forma de tablas o gráficos.La estrecha integración con Excel garantiza una fácil distribución y procesamiento de la información.

Ventajas:

  • Los informes proporcionan una descripción rápida de las principales áreas de la gestión de contratos.
  •  Se pueden producir informes individuales para cumplir requisitos específicos de la empresa.
  • Procesamiento rápido y eficiente de información, por ejemplo, en Excel.

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