Lo mejor de dos mundos: Excel combinado con Power BI

Equipo de Marketing14/10/2021

Como ya anunció Microsoft, en breve dejará de dar soporte a su tecnología Silverlight, y con ello dejarán de funcionar las visualizaciones Power View de que se disponía desde Excel. De hecho, muchas necesidades de visualización de reporting se pueden cubrir sobradamente con los gráficos nativos de Excel, y si se desean más opciones e interactividad, se puede usar Power BI Desktop en combinación con Excel, ya que están diseñados para trabajar en conjunto y, aspecto no banal, PBI Desktop es gratuito.

Excel es una potente herramienta, y muy flexible, para realizar análisis. Se puede combinar con Power BI para obtener analíticas y visualizaciones más amplias, ya que usar ambas aplicaciones juntas permite fácilmente recopilar, dar forma, analizar y explorar datos clave de negocio de nuevas formas -y en menor tiempo.

Combinando Excel con Power BI, puedes crear impactantes dashboards / paneles interactivos transfiriendo fácilmente todas las tablas de Excel, modelos de datos e informes a Power BI, sin necesidad de aprender una nueva aplicación ni un nuevo lenguaje de programación.

Excel y Power BI funcionan muy bien juntos. Esto facilita usar las dos herramientas juntas para disponer de muchos tipos de flujos de trabajo e Inteligencia de Negocio. Se puede publicar un archivo Excel en Power BI para compartirlo, analizar un conjunto de datos de Power BI en Excel o importar un libro de trabajo de Excel o datos de Excel en Power BI. Así, ganas la potencia de grupos de trabajo y orientación a negocio de Power BI sin perder la facilidad y versatilidad de Excel.

Hay muchas tecnologías disponibles para guardar datos, pero Excel sigue siendo la más popular para usuarios empresariales de tecnologías de la información. Excel es muy versátil, pero tiene una pega: todo queda en el equipo en local. No puedes compartir los datos, y no quedan respaldados, no hay backup. En resumen, no es tan seguro. Sin embargo, usando la app de Power BI conjuntamente, puedes ver, analizar y compartir archivos Excel en la web.

A pesar de que hoy en día la colaboración es un vector importante en la agilidad y productividad, muchos usamos Excel de forma limitada. Una vez hemos acabado de preparar nuestros datos y creado las correspondientes visualizaciones, procedemos a compartir el archivo con otros. En general, la gente comparte sus hojas Excel adjuntando el archivo a un email y enviándolo. Luego, si había algún fallo en el Excel o se ha hecho alguna modificación, se vuelve a enviar por email. No es la mejor forma de proceder, ya que empezamos a manejar distintas versiones y a saturar la red con carga innecesaria.

Con Power BI, podemos ver el Excel tal cual, y también seleccionar un gráfico y compartir el gráfico con otros. Una vez publicado el archivo Excel en Power BI, es muy fácil reflejar cualquier cambio en el original publicándolo de nuevo.

La capacidad de transferir datos entre las dos herramientas es importante. Si bien Power Query en Power BI puede ayudar a facilitar las consultas complejas, está más centrado en la visualización. Es una herramienta poderosa, pero usarla bien requiere cierta experiencia. Es demasiado fácil elegir los valores incorrectos para los ejes o el tipo de gráfico incorrecto, lo que puede dar como resultado conclusiones incorrectas. Si tiene experiencia con Excel y sus herramientas y servicios, vincularlo con Power BI tiene mucho sentido, ya que puede producir consultas y fórmulas en Excel que se pueden publicar en Power BI para construir paneles y visualizaciones que son complicados de obtener con Excel.

Power BI ofrece la opción de crear tablas destacadas a partir de los conjuntos de datos que está usando. Basta con seleccionar una tabla y configurarla como tabla destacada. Se le da una descripción, una etiqueta de fila y una columna clave como identificación única. Si trata a Power BI como su centro de datos inicial, puede usarlo para pre procesar datos (especialmente con sus vínculos a los servicios cognitivos de aprendizaje automático de Azure) antes de usar Excel para un análisis más profundo. Los datos se publican en un área de trabajo de Power BI, desde donde se pueden descargar.

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Seguridad compartida

Los sistemas empresariales modernos, como Dynamics 365, usan tipos de datos agregados como Dataverse para simplificar las operaciones y la intercomunicación entre aplicaciones. Se pueden tomar estos datos, llevarlos a una tabla Excel y explorarlos usando herramientas familiares y formatearlos, obteniendo perspectivas y algoritmos que se pueden usar en la empresa en todas partes.

Como Power BI soporta las herramientas de protección de la información de Microsoft, se puede bloquear la información de empresa “sensible” de forma que solo puedan acceder usuarios autorizados. Como esto -y en el caso de Microsoft, el servicio de datos comunes- da acceso a mucha de la información crítica de la empresa, es importante usarlo, pues dejar demasiada información en abierto puede facilitar a los intrusos acceder a información personal y confidencial.

Trabajar con tipos de datos de organización

Con Power BI formando parte del conjunto de herramientas de automatización empresarial Power Platform, se han creado vínculos más profundos con algunas de las tecnologías subyacentes en las herramientas de software empresarial Dynamics 365. Esto ofrece acceso a las herramientas necesarias para crear y nombrar tipos de datos organizacionales, con Power BI como fuente autorizada. Ahora puede tener tipos de datos específicos para piezas clave de datos comerciales, utilizando tablas destacadas de Power BI para compartir conjuntos de datos con Excel.

El soporte a los datos de organización va en ambos sentidos; con Excel y Power BI conectados, puedes crear una hoja de cálculo nueva, hacer su contenido una tabla, seleccionar algunos campos de texto y convertirlos en tipos de datos de la organización. Excel poblará esta lista desplegable con hasta 10 tipos de datos de Power BI, listos para usar en tu código. Elige la opción “Más de tu organización” para ver todos los tipos y juegos de datos disponibles.

En caso de cualquier duda o problema para utilizar estas características o poner en marcha sus aplicaciones de la Power Platform, incluyendo Power BI, en COSMO CONSULT contamos con un equipo de especialistas que le ayudará a usar esta solución cloud de análisis e inteligencia empresarial, que facilita la obtención de datos empresariales e información valiosa para un mayor control de los principales KPIs de cualquier compañía.

Lee la noticia completa sobre la descontinuación de Power View para Excel aquí

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