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BOSIG Baukunstsoffe GmbH

Todo proviene de una fuente y de un mismo techo

"Necesitábamos que el nuevo sistema cubriese la fabricación en serie, discreta y de procesos. COSMO CONSULT fue el único proveedor que ofreció los tres módulos de fabricación agrupados".

Jens Schulze, responsable de compras, ventas y marketing de BOSIG Baukunstsoffe.

BOSIG Baukunststoffe GmbH, con sede en Elsterwerda en Brandeburgo produce materiales de construcción innovadores para el sector de la construcción. Entre sus productos destacan accesorios para el sector de cubiertas inclinadas, materiales de construcción aislantes, sistemas de sellado para ventanas y fachadas, así como losas de piso de balcones compactos. La calidad de las materias primas y los productos terminados son monitoreados por el propio laboratorio de la empresa en un proceso constante de control de calidad. Además de la sede central de la compañía en Elsterwerda, cuentan con una sucursal en Bad Liebenwerda. También hay sucursales de ventas en Berlín, Shanghai / China y los Estados Unidos. Sus 150 empleados generaron unos ingresos de 20 millones de euros en 2016

Desarrollo empresarial demasiado dinámico para la solución de TI existente

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La dirección de la compañía preveía un importante aumento durante los próximos años en cuanto a ingresos y número de trabajadores. "Era evidente que el software que habíamos utilizado hasta entonces no sería capaz de mantener el desarrollo futuro de BOSIG", afirma Jens Schulze, responsable de compras centrales, ventas y marketing. No existían listas de piezas ni fórmulas; las órdenes de fabricación solo podían crearse de forma limitada, y tampoco había una visión general de los recursos. Conclusión: necesitaban un nuevo sistema ERP que estuviese preparado para el futuro. Para cumplir con los requisitos previos necesarios, se documentaron los procesos de la empresa con la ayuda del catedrático en Producción y Gestión de Operaciones de la Universidad de Tecnología de Brandenburgo (BTU) en Cottbus. El resultado fue un mapa de procesos que ofreció, por primera vez, una visión general de todos los flujos de trabajo de forma transparente. Al mismo tiempo, estableció la base para la ficha técnica de BTU y la investigación de mercado de BOSIG. El director de proyecto, Jens Schulze, realizó una encuesta de mercado en la feria tecnológica de Cebit. Su segundo paso fue visitar clientes de referencia y recopilar información sobre posibles Partners de implementación.

La importancia de encontrar el software y Partner apropiados

Buscaban una solución ERP para medianas empresas del segmento superior del mercado. El software debía contar con un amplio espectro de funciones, cubrir los procesos existentes e integrar sistemas adyacentes, tales como la gestión de documentos y la tienda virtual. Debía además, tener una importante presencia en el mercado para garantizar un desarrollo a largo plazo. BOSIG también tenía una lista de requisitos el Partner debía cumplir: proximidad geográfica, referencias interdisciplinarias, estar certificado, y disponer de soluciones de industria propias, así como disponer de suficientes recursos humanos, entre otros. Sobre todo, era importante encontrar un Partner que cumpliera con todos estos puntos. “Necesitábamos que nuestro nueva solución cubriese la fabricación en serie, discreta y de procesos. No queríamos trabajar con múltiples proveedores”, recordó Schulze. 

Se encontró rápidamente tanto el software adecuado, Microsoft Dynamics NAV, como el Partner adecuado. COSMO CONSULT fue el único proveedor que les ofreció tres módulos de fabricación que provenían de una sola fuente”, explicó Jens Schulze. COSMO CONSULT cumplió con los requisitos gracias a sus sucursales de Berlín y Dresde. Schulze añadió: “El software, así como la impresión personal, la fiabilidad y la profesionalidad nos convencieron para escoger COSMO CONSULT”.

Implementación en fases

El proyecto se ejecutó durante más de un año y se dividió en dos fases. “En la primera fase, alcanzamos la capacidad operativa: poder generar ofertas, gestionar pedidos, crear albaranes de entrega y facturas. Queríamos tener listas de piezas y fórmulas en el sistema para poder calcular y ofrecer productos”, explicó Schulze al describir esta fase del proyecto. Para ello, COSMO CONSULT programó tres configuradores de variantes. Estos se utilizan para analizar una lista de control a partir de la entrada de pedidos, que es donde se almacenan las fórmulas. Los configuradores determinan las cantidades de material y su uso, generan automáticamente pedidos de producción, de aserrado y listas de piezas. En la primera fase, también se implementó la recolección de datos móviles para la gestión de almacenes.

El verdadero desafío fue reunir varias áreas de producción independientes bajo un mismo techo para que todos pudieran trabajar con los programas. “También hubo pequeños detalles, como preguntas de comprensión. Para algunos, las fechas para emitir los productos y las fechas de entrega eran las mismas, pero para otros no lo eran”, afirmó Schulze. En octubre, las primeras listas de piezas y prototipos de los configuradores ya se habían introducido en el sistema. Después de una breve fase de prueba, empezaron las “operaciones reales”.

Resultados cuantificables alcanzados rápidamente

La segunda fase, se centró en la introducción del Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y en ampliar la recopilación de datos móviles. Otros temas incluyeron los gráficos PPS y el sistema de gestión de documentos (DMS). En el futuro, Schulze planea conectar más estrechamente la sede central con los trabajadores: “Nuestros empleados deben tener siempre información actualizada cuando visitan clientes o en caso de necesitar recibir ayuda en línea. COSMO CONSULT también ofrece soluciones interesantes en este aspecto, y queremos adaptarlas a nuestras necesidades”.

El nuevo sistema ERP alcanzó resultados en muy poco tiempo. “Tenemos algo muy superior al sistema anterior solo con la versión estándar de Dynamics NAV. Habíamos estado 15 años únicamente arreglando cosas. Ahora tenemos unos cimientos en TI y un Partner con quien podemos confiar en el futuro”, afirmó, Schulze, feliz. El hecho de que la fabricación en serie, discreta y por procesos provenga de una única fuente es una de las principales fortalezas del sistema que acabamos de implementar, pero otro de los beneficios del proyecto con COSMO CONSULT son, también, las funciones usuales para la empresa. “Dynamics NAV nos proporciona informes que pudimos usar para reducir más de un dos por ciento nuestros costes de compra a lo largo del año”, explicó Jens Schulze a modo de ejemplo.

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